KFO-Patientenreise aus Praxissicht

Kurzdefinition

Die KFO-Patientenreise beschreibt die Abfolge von Kontaktpunkten, die eine Person oder deren Sorgeberechtigte vom ersten Hinweis auf einen Behandlungsbedarf bis zum Behandlungsbeginn durchläuft, über die drei Zugangswege Zuweisung, Sorgeberechtigte Minderjähriger und privat zahlende Erwachsene. Aus Praxissicht geht es darum, diese Reise entlang jedes Kanals rechtssicher und nachvollziehbar zu gestalten.

Auf einen Blick

• Die Patientenreise verläuft über drei Kanäle: ärztliche Zuweisung, Sorgeberechtigte minderjähriger Patienten und privat zahlende Erwachsene
• Versicherte wählen den Leistungserbringer frei unter den zugelassenen Praxen (§ 76 Abs. 1 SGB V)
• Vorteile für die Zuweisung von Patienten sind strafbar, Freiheitsstrafe bis zu drei Jahren (§ 299a StGB)
• Ein Werbeanruf gegenüber einem Interessenten setzt dessen vorherige ausdrückliche Einwilligung voraus (§ 7 Abs. 2 Nr. 1 UWG)
• Rund 456.700 kieferorthopädische Neuplanungen gab es 2024, rund 1,4 Prozent davon bei Versicherten über 18 Jahren (KZBV, Jahrbuch 2025)

Einordnung

Die KFO-Patientenreise ist die zusammenhängende Sicht auf einen einzelnen Fall von der ersten Anfrage bis zum Behandlungsbeginn, im Unterschied zur Patientengewinnung, die die Kanalstrategie der gesamten Praxis beschreibt. Innerhalb dieser Reise liegen einzelne, jeweils eigenständig geregelte Abschnitte: die KFO-Diagnostik mit der Einstufung nach kieferorthopädischen Indikationsgruppen, die Apparaturentscheidung, etwa für ein Herbstscharnier oder Keramikbrackets, und die damit verbundene Kostenkommunikation, die bei Einsatz eines Intraoralscanners zusätzliche Fragen aufwirft.

Von der Patientenbindung unterscheidet sich die Patientenreise dadurch, dass sie mit dem Behandlungsbeginn endet; Recall und Nachsorge sichern bestehende Fälle, sie sind nicht Teil der Reise zur Neuaufnahme einer Behandlung. Je nach Zugangsweg unterscheidet sich die Reise erheblich: Bei einer Zuweisung beginnt sie beim Hauszahnarzt, bei Sorgeberechtigten häufig mit einer eigenen Recherche, bei erwachsenen Selbstzahlern ähnelt sie allgemeinem Gesundheitsmarketing mit früher Preistransparenz.

Relevanz für die Praxis

Für Kieferorthopäden ist die Steuerung der Patientenreise deshalb anspruchsvoll, weil sich die Ausgangslage je nach Kanal grundlegend unterscheidet. Bei der Zuweisung entscheidet die Qualität der Kommunikation mit dem überweisenden Zahnarzt darüber, ob und wie ein Fall in die Praxis gelangt; anders als bei den anderen Kanälen ist hier ein Vorteil für die Zuweisung selbst nach § 299a StGB strafbar, sodass sich die Praxisbeziehung ausschließlich auf fachlicher Ebene abspielen darf.

Bei Sorgeberechtigten minderjähriger Patienten verläuft die Reise typischerweise über die eigene Recherche der Eltern, während die Behandlung selbst am Kind erfolgt; die Reise muss deshalb sowohl die Entscheidungsträger als auch die spätere Patientin oder den späteren Patienten ansprechen. Weil Versicherte nach § 76 Abs. 1 SGB V den Leistungserbringer frei wählen, bindet eine Zuweisung fachlich, ohne die Wahlfreiheit der Familie einzuschränken.

Bei erwachsenen Selbstzahlern ähnelt die Reise stärker klassischem Gesundheitsmarketing: Werbeanrufe oder Nachfass-E-Mails sind nur mit vorheriger ausdrücklicher Einwilligung zulässig, und ein Erstkontaktformular, das Angaben zur Zahnstellung abfragt, erzeugt bereits Gesundheitsdaten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung.

Was bei der Umsetzung zählt

Gestalten Sie Erstkontaktformulare so, dass die Erhebung gesundheitsbezogener Angaben, etwa zu Zahnfehlstellungen, auf einer tragfähigen Rechtsgrundlage nach Artikel 9 Absatz 1 der Datenschutz-Grundverordnung beruht, und dokumentieren Sie diese Grundlage.

Holen Sie vor jedem Werbeanruf oder jeder werblichen Nachfass-E-Mail an Interessenten deren vorherige ausdrückliche Einwilligung ein und bewahren Sie den Nachweis dieser Einwilligung auf; ein Verstoß kann als Ordnungswidrigkeit mit einem Bußgeld bis zu 300.000 Euro geahndet werden (§ 20 Abs. 2 UWG).

Legen Sie für den Übergang von der Zuweisung zur Erstberatung eine klare, sachliche Kommunikation mit dem überweisenden Zahnarzt fest, die keine Formulierung enthält, die als Vorteil für die Zuweisung selbst verstanden werden könnte.

Bringen Sie die Kostenfrage früh in die Reise ein, spätestens mit der Einstufung nach kieferorthopädischen Indikationsgruppen, statt sie erst unmittelbar vor Behandlungsbeginn zu klären. Das entspricht der Informationspflicht nach § 630c Abs. 3 BGB und verhindert, dass die Reise kurz vor dem Ziel abbricht.

Zahlen und Kontext

Im Jahr 2024 gab es rund 456.700 kieferorthopädische Neuplanungen, von denen rund 1,4 Prozent auf Versicherte über 18 Jahre entfielen (KZBV, Jahrbuch 2025); die weit überwiegende Zahl der Patientenreisen beginnt also bei Sorgeberechtigten minderjähriger Patienten oder bei einer Zuweisung, nicht bei erwachsenen Selbstzahlern. Zum 31.12.2024 waren 3.825 Fachzahnärztinnen und Fachzahnärzte für Kieferorthopädie tätig (BZÄK 2025), bei nur 2.820 von 43.166 Vertragszahnärzten, die ausschließlich kieferorthopädisch tätig waren (KZBV, Jahrbuch 2025).

Die GKV-Ausgaben für Kieferorthopädie lagen 2024 bei 1.425,2 Mio. Euro, ein Plus von 4,7 Prozent gegenüber dem Vorjahr (KZBV, Jahrbuch 2025). Ein Werbeanruf ohne vorherige Einwilligung kann als Ordnungswidrigkeit mit einem Bußgeld bis zu 300.000 Euro geahndet werden, die fehlerhafte Dokumentation der Einwilligung mit bis zu 50.000 Euro (§ 20 Abs. 2 UWG); die Einwilligung selbst ist fünf Jahre aufzubewahren (§ 7a UWG).

Belastbare, unabhängig erhobene Zahlen zu Konversionsraten einzelner Kanäle, zu Abbruchquoten entlang der Patientenreise oder zu durchschnittlichen Kosten je gewonnenem Patienten liegen aus Quellen der ersten Reihe nicht vor.

Typische Fehler

Interessenten ohne vorherige ausdrückliche Einwilligung anrufen. § 7 Abs. 2 Nr. 1 UWG verlangt diese Einwilligung vor jedem Werbeanruf gegenüber Verbrauchern.

Gesundheitsbezogene Angaben im Erstkontaktformular ohne tragfähige Rechtsgrundlage erheben. Angaben zur Zahnstellung sind Gesundheitsdaten im Sinne von Art. 9 Abs. 1 DSGVO und bedürfen einer eigenen Grundlage.

Der Zuweiserbeziehung einen Vorteil für die Zuweisung selbst beimischen. § 299a StGB stellt dies unter Strafe, unabhängig von der Form des Vorteils.

Die Kostenfrage erst unmittelbar vor Behandlungsbeginn ansprechen. Das widerspricht der Informationspflicht nach § 630c Abs. 3 BGB und lässt die Reise kurz vor dem Ziel abbrechen.

Häufige Fragen

Dürfen wir Interessenten nach einem Erstkontakt anrufen? Nur mit deren vorheriger ausdrücklicher Einwilligung. Ohne diese Einwilligung ist ein Werbeanruf gegenüber Verbrauchern nach § 7 Abs. 2 Nr. 1 UWG unzulässig und kann als Ordnungswidrigkeit geahndet werden.

Welche Angaben dürfen wir im Kontaktformular abfragen? Angaben zur Zahnstellung oder zum Behandlungswunsch sind Gesundheitsdaten im Sinne von Art. 9 Abs. 1 DSGVO. Ihre Erhebung setzt eine tragfähige Rechtsgrundlage voraus, die Sie vorab klären sollten.

Was gilt, wenn ein zuweisender Zahnarzt eine Gegenleistung erwartet? Vorteile für die Zuweisung von Patienten sind nach § 299a StGB strafbar. Die Zusammenarbeit darf sich ausschließlich auf der fachlichen Ebene bewegen.

Wie unterscheidet sich die Reise bei Sorgeberechtigten von der bei Erwachsenen? Bei minderjährigen Patienten entscheiden die Sorgeberechtigten, während die Behandlung am Kind erfolgt; bei erwachsenen Selbstzahlern trifft die behandelte Person die Entscheidung selbst und die Behandlung ist vollständig privat zu vereinbaren.

Wann sollten wir die Kostenfrage ansprechen? Möglichst früh, spätestens mit der Einstufung nach kieferorthopädischen Indikationsgruppen, und in jedem Fall vor Behandlungsbeginn in Textform (§ 630c Abs. 3 BGB).

Verwandte Begriffe

• Herbstscharnier: eine mögliche Apparaturentscheidung an einem späten Punkt der Patientenreise
• Intraoralscanner in der KFO: das Werkzeug, das die Kostenkommunikation innerhalb der Reise zusätzlich prägen kann
• Keramikbrackets: eine Materialentscheidung, die häufig erst im Beratungsgespräch innerhalb der Reise auftaucht
• KFO-Diagnostik: der Abschnitt der Reise, der die Kostenfrage entscheidet
• KFO-Patientengewinnung: die Kanalstrategie der gesamten Praxis, aus der sich einzelne Patientenreisen ergeben

Quellen

1. Bundesministerium der Justiz / Bundesamt für Justiz: Sozialgesetzbuch (SGB) Fünftes Buch, § 76 Freie Arztwahl, Absatz 1. Abgerufen am 22.07.2026. https://www.gesetze-im-internet.de/sgb_5/__76.html
2. Bundesministerium der Justiz / Bundesamt für Justiz: Strafgesetzbuch (StGB), § 299a Bestechlichkeit im Gesundheitswesen. Abgerufen am 22.07.2026. https://www.gesetze-im-internet.de/stgb/__299a.html
3. Bundesministerium der Justiz / Bundesamt für Justiz: Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG), § 7 Unzumutbare Belästigungen. Abgerufen am 22.07.2026. https://www.gesetze-im-internet.de/uwg_2004/__7.html
4. Bundesministerium der Justiz / Bundesamt für Justiz: Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG), § 7a Einwilligung in Telefonwerbung. Abgerufen am 22.07.2026. https://www.gesetze-im-internet.de/uwg_2004/__7a.html
5. Bundesministerium der Justiz / Bundesamt für Justiz: Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG), § 20 Bußgeldvorschriften. Abgerufen am 22.07.2026. https://www.gesetze-im-internet.de/uwg_2004/__20.html
6. Europäisches Parlament und Rat der Europäischen Union: Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung), Artikel 9. 2016. Abgerufen über dejure.org am 22.07.2026. https://dejure.org/gesetze/DSGVO/9.html
7. Bundesministerium der Justiz / Bundesamt für Justiz: Bürgerliches Gesetzbuch (BGB), § 630c Mitwirkung der Vertragsparteien, Informationspflichten. Abgerufen am 22.07.2026. https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__630c.html
8. Bundesausschuss der Zahnärzte und Krankenkassen (heute Gemeinsamer Bundesausschuss): Richtlinien für die kieferorthopädische Behandlung, Fassung vom 04.06.2003 und 24.09.2003, veröffentlicht im Bundesanzeiger Nr. 226 vom 03.12.2003, in Kraft getreten am 01.01.2004. https://www.g-ba.de/downloads/62-492-8/RL-Kieferorthopaedie.pdf
9. Bundeszahnärztekammer: Nachgezählt. Fachzahnärztinnen und Fachzahnärzte für Kieferorthopädie, Stand 31.12.2024. 2025. Abgerufen am 22.07.2026. https://www.bzaek.de/ueber-uns/daten-und-zahlen/nachgezaehlt.html
10. Kassenzahnärztliche Bundesvereinigung: Jahrbuch 2025. Statistische Basisdaten zur vertragszahnärztlichen Versorgung. Tab. 6.6, Kapitel Abrechnungsstatistik. 2025. Abgerufen am 22.07.2026. https://www.kzbv.de/wp-content/uploads/KZBV_Jahrbuch_2025_Web_ohne_GOZ.pdf

Stand: 22.07.2026. Dieser Beitrag gibt den Rechts- und Datenstand zum genannten Zeitpunkt wieder und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Maßgeblich ist stets die Berufsordnung der zuständigen Landeszahnärztekammer.

Unsicherheiten

Belastbare, unabhängig erhobene Zahlen zu Konversionsraten einzelner Kanäle, zu Abbruchquoten entlang der Patientenreise oder zu durchschnittlichen Kosten je gewonnenem Patienten liegen aus Quellen der ersten Reihe nicht vor; entsprechende Angaben wurden deshalb weggelassen. Kursierende Marktzahlen dazu stammen überwiegend aus Agentur- oder Herstellermaterial und legen ihre Methodik nicht offen, weshalb sie hier nicht aufgeführt werden.