Recall-System Zahnarztpraxis

Kurzdefinition

Ein Recall in der Zahnarztpraxis ist das organisierte Verfahren, das Patientinnen und Patienten planvoll an fällige Kontroll-, Prophylaxe- und Nachsorgetermine erinnert und sie in einen festen Rhythmus zurückführt. Es verbindet die medizinisch vorgesehenen Intervalle mit einem definierten Erinnerungsweg, einer klaren Zuständigkeit und einer rechtlich zulässigen Ansprache.

Auf einen Blick

• Recall holt Patienten aktiv zurück, die Terminerinnerung ruft nur vereinbarte Termine ab
• Elektronische Erinnerungen brauchen vorherige ausdrückliche Einwilligung (§ 7 Abs. 2 UWG)
• Erwachsene jährlich, unter 18-Jährige halbjährlich zur Untersuchung für den Bonus (§ 55 SGB V)
• Festzuschuss 60 Prozent, mit lückenlosem Bonusheft 70 oder 75 Prozent (§ 55 SGB V)
• 2024 nahmen 69,0 Prozent der GKV-Versicherten konservierend-chirurgische Leistungen in Anspruch (KZBV 2025)

Einordnung

Ein Recall in der Zahnarztpraxis verbindet drei Ebenen, die im Alltag oft durcheinandergeraten. Auf der fachlichen Ebene steht das Prophylaxe-Konzept: Es legt fest, welche Patientengruppe in welchem Abstand welche Leistung erhält, von der Kontrolluntersuchung über die Individualprophylaxe bis zur professionellen Zahnreinigung. Das Recall ist nicht dieses Konzept, sondern die Mechanik, die seine Intervalle in konkrete Erinnerungen und Termine übersetzt. Ohne hinterlegtes Konzept hat ein Recall keine Fristen, die es überwachen könnte.

Davon zu trennen ist die schlichte Terminerinnerung. Sie bezieht sich auf einen bereits vereinbarten Termin und ruft ihn nur in Erinnerung. Der Recall dagegen spricht Patienten an, deren Intervall abgelaufen ist, und stößt einen neuen Termin an. Diese Grenze ist nicht nur organisatorisch: Eine Einladung zu einem neuen Termin trägt eher werblichen Charakter als die Erinnerung an einen fixen Termin, und daran hängt die wettbewerbsrechtliche Bewertung.

Ein Recall ist drittens keine Patientenrückgewinnung. Es hält aktive Patienten im vorgesehenen Takt, statt bereits abgewanderte zurückzuholen. Und es kennt mehr als ein Intervall: Kontrolle, Prophylaxe und die unterstützende Parodontitistherapie folgen je eigenen Frequenzen, die ein brauchbares Recall nebeneinander abbilden muss, statt sie in ein Einheitsraster zu zwingen.

Relevanz für die Praxis

Der wirtschaftliche Kern eines Recalls in der Zahnarztpraxis liegt in der Wiederkehr, und zwei Größen hängen unmittelbar daran. Erstens der Bonus: Nach § 55 Abs. 1 SGB V beträgt der Festzuschuss zum Zahnersatz 60 Prozent und steigt bei lückenlos geführtem Bonusheft nach fünf Jahren auf 70 Prozent, nach zehn Jahren auf 75 Prozent. Erwachsene müssen sich dafür mindestens einmal je Kalenderjahr untersuchen lassen, Versicherte unter 18 Jahren in jedem Kalenderhalbjahr. Der Recall organisiert diese Kontinuität. Was das bedeutet, zeigt die KZBV: Bei rund 50 Prozent der Zahnersatzversorgungen erreichten Versicherte 2024 nicht den höchsten Zuschuss, wodurch ihnen Zuschüsse in einer Größenordnung von rund 290 Millionen Euro pro Jahr entgingen (KZBV 2025). Zweitens die regelmäßige professionelle Zahnreinigung, eine Selbstzahlerleistung, deren planbaren Wiederholungsumsatz erst ein funktionierendes Recall verlässlich macht.

Dem steht ein rechtliches Risiko genau an der Kontaktstelle gegenüber. Werbung per Telefon, E-Mail oder SMS ist nach § 7 Abs. 2 UWG ohne vorherige ausdrückliche Einwilligung unzulässig. Der Bundesgerichtshof hat eine Kundenzufriedenheitsbefragung per E-Mail als Werbung eingeordnet, die diese Einwilligung voraussetzt (BGH, Urteil vom 10.07.2018, VI ZR 225/17). Eine Recall-Nachricht, die zu einem neuen Termin einlädt, liegt in demselben Feld. Ein Fehler kostet hier nicht Umsatz, sondern eine Abmahnung mit Unterlassungsanspruch. Hinzu kommt der Datenschutz: Patientendaten sind Gesundheitsdaten und damit besondere Kategorie nach Art. 9 DSGVO, deren Verarbeitung eine eigene Rechtsgrundlage braucht. Berufsrechtlich ist zudem anpreisende Werbung untersagt (§ 21 MBO-Z), was den Ton der Ansprache begrenzt.

Die Führungsentscheidung ist damit doppelt: über welchen Kanal erinnert wird und ob die nötige Einwilligung bereits bei der Aufnahme erhoben wird. Fehlt sie, lässt sich der bestehende Patientenstamm elektronisch zunächst gar nicht ansprechen.

Für kieferorthopädische Praxen verschiebt sich die Rechnung. Der Bonus nach § 55 SGB V betrifft Zahnersatz und spielt für eine reine KFO-Praxis kaum eine Rolle. Gewicht bekommt stattdessen die lange Behandlungsstrecke mit anschließender Retentionsphase, in der regelmäßige Kontrollen die Bindung tragen. 2024 gab es rund 456.700 kieferorthopädische Neuplanungen (KZBV 2025). Da die meisten Patienten minderjährig sind, richtet sich die Erinnerung an die Sorgeberechtigten, was Einwilligung und Ansprache zusätzlich prägt.

Dieser Beitrag gibt den Stand vom 22.07.2026 wieder und ersetzt keine Rechtsberatung.

Was bei der Umsetzung zählt

Ein Recall in der Zahnarztpraxis scheitert selten an der Software, sondern an der Reihenfolge. Am Anfang stehen nicht die Erinnerungstexte, sondern die Intervalle. Sie kommen aus dem Prophylaxe- und Behandlungskonzept und unterscheiden sich je Gruppe: Kontrolluntersuchung, Individualprophylaxe, professionelle Zahnreinigung und unterstützende Parodontitistherapie tragen unterschiedliche Zeitlogiken. Erst danach folgen Kanalwahl und Einwilligung, dann die Zuständigkeit im Team, die Wiedervorlage in der Praxissoftware und zuletzt der laufende Betrieb.

Am häufigsten übersehen wird die Einwilligung. Sie gehört in den Aufnahme- oder Anamnesebogen, nicht in eine spätere Sammelaktion. Wer sie nachträglich einholen muss, erreicht den bestehenden Stamm auf elektronischem Weg zunächst nicht. Das ist die Voraussetzung, die am ehesten fehlt, wenn die Technik längst steht.

Der zweite Stolperstein ist die Zeitlogik. Ein Recall, das nur mit festen Monatsabständen ab dem letzten Termin rechnet, schiebt kalendergebundene Ansprüche still über ihre Grenze. Der Bonus nach § 55 SGB V verlangt eine Untersuchung je Kalenderjahr, nicht zwölf Monate nach dem Vortermin. Wer knapp darüber terminiert, gefährdet die lückenlose Bonusheftführung.

Der Aufwand liegt erfahrungsgemäß nicht im Einrichten, sondern im Dauerbetrieb: Rückläufer nachfassen, Nichterschienene erneut einsteuern, die Wiedervorlage pflegen. Ein Recall ist ein laufender Prozess ohne Enddatum, keine einmalige Einrichtung.

Zahlen und Kontext

Belastbare Zahlen betreffen vor allem das Umfeld eines Recalls, die Inanspruchnahme regelmäßiger Leistungen. Nach dem Jahrbuch 2025 der Kassenzahnärztlichen Bundesvereinigung nahmen 2024 69,0 Prozent der GKV-Versicherten konservierend-chirurgische Leistungen in Anspruch, mit einem deutlichen Abstand zwischen den alten Ländern (68,0 Prozent) und den neuen Ländern (74,0 Prozent). In der Individualprophylaxe (§ 22 SGB V) lag die Inanspruchnahmequote der Versicherten im Alter von 6 bis unter 18 Jahren 2024 bei 67,4 Prozent, nach 67,8 Prozent im Vorjahr. Bei den Früherkennungsuntersuchungen für Versicherte unter sechs Jahren stieg die Quote innerhalb der berechtigten Altersgruppe von rund 21 Prozent im Jahr 2000 auf 46 Prozent im Jahr 2024 (KZBV 2025).

Auf der Anreizseite ist der Bonus die klarste Größe. Der Festzuschuss beträgt 60 Prozent und steigt mit lückenlos geführtem Bonusheft auf 70 oder 75 Prozent (§ 55 Abs. 1 SGB V). Der fallgewichtete durchschnittliche GKV-Zuschuss stieg von 62,8 Prozent im Jahr 2019 auf 70,5 Prozent im Jahr 2024 (KZBV 2025).

Zur betriebswirtschaftlichen Wirkung eines Recalls selbst, etwa zu Bindungsraten oder Mehrumsatz, liegen in den ausgewerteten Stufe-1-Quellen keine belastbaren Daten vor.

Typische Fehler

Elektronische Recall-Nachrichten ohne Einwilligung versenden Werbung per E-Mail, SMS oder Telefon ist ohne vorherige ausdrückliche Einwilligung nach § 7 Abs. 2 UWG unzulässig und eröffnet einen Unterlassungsanspruch.

Recall und reine Terminerinnerung gleichsetzen Wer die Einladung zu einem neuen Termin wie eine bloße Erinnerung behandelt, überspringt die Einwilligungsfrage, obwohl der werbliche Charakter höher liegt.

Intervalle nur als Monatsabstand führen Kalendergebundene Ansprüche wie der Bonus nach § 55 SGB V rutschen über ihre Grenze, wenn der Recall allein ab dem Vortermin zählt.

Einwilligung erst nachträglich einholen Ohne früh dokumentierte Einwilligung bleibt der bestehende Patientenstamm elektronisch unerreichbar und das Recall auf Neupatienten beschränkt.

Häufige Fragen

Ist ein Recall per E-Mail oder SMS ohne Einwilligung erlaubt? In der Regel nicht. Werbung unter Verwendung elektronischer Post oder per Telefon setzt nach § 7 Abs. 2 UWG eine vorherige ausdrückliche Einwilligung voraus. Der Bundesgerichtshof ordnete eine Zufriedenheitsbefragung per E-Mail als Werbung ein (BGH, Urteil vom 10.07.2018, VI ZR 225/17). Die Bestandskunden-Ausnahme des § 7 Abs. 3 UWG ist eng und in der Praxis schwer zu erfüllen.

Zählt die Erinnerung an einen bereits vereinbarten Termin als Werbung? Das ist nicht abschließend geklärt. Eine reine Erinnerung an einen fixen Termin dient der Organisation und trägt weniger werblichen Charakter als die Einladung, einen neuen Termin zu buchen. Sobald die Nachricht zu einem neuen Kontakt auffordert, nähert sie sich der Werbung nach § 7 UWG. Im Zweifel ist die Einwilligung der sichere Weg.

Lohnt sich ein Recall in der Zahnarztpraxis, und wie lange dauert der Aufbau? Belastbare Ertragszahlen für die Zahnmedizin liegen aus den ausgewerteten Stufe-1-Quellen nicht vor. Erfahrungsgemäß entsteht der Aufwand weniger beim Einrichten als im Dauerbetrieb, also beim Nachfassen von Rückläufern und beim Pflegen der Wiedervorlage. Eine belastbare Stunden- oder Wochenangabe lässt sich daraus nicht ableiten.

Gilt ein Recall auch für die kieferorthopädische Praxis? Ja, mit anderer Gewichtung. Der Bonus nach § 55 SGB V betrifft Zahnersatz und ist für eine reine KFO-Praxis kaum relevant. Wichtiger sind die lange Behandlungsstrecke und die anschließende Retentionsphase. Da viele Patienten minderjährig sind, richtet sich die Ansprache an die Sorgeberechtigten, was die Einwilligung betrifft.

Welche Rechtsgrundlage deckt die Verarbeitung der Patientendaten? Patientendaten sind Gesundheitsdaten und damit eine besondere Kategorie nach Art. 9 DSGVO. Ihre Verarbeitung braucht eine eigene Rechtsgrundlage, etwa eine ausdrückliche Einwilligung oder den Behandlungszusammenhang. Welche davon im Einzelfall trägt, hängt von Zweck und Ausgestaltung ab und sollte rechtlich geprüft werden.

Verwandte Begriffe

• Prophylaxe-Konzept in der Zahnarztpraxis: liefert die Intervalle, die ein Recall überhaupt erst ausführt
• Online-Terminbuchung: überführt die Erinnerung ohne Telefonat in einen festen Termin
• Professionelle Zahnreinigung (PZR): die wiederkehrende Selbstzahlerleistung, die ein Recall wirtschaftlich trägt
• Bonusheft und Festzuschuss: der finanzielle Grund, aus dem regelmäßige Termine für Patienten zählen
• Einwilligung in elektronische Werbung: entscheidet, über welchen Kanal eine Erinnerung zulässig ist

Quellen

1. Sozialgesetzbuch (SGB) Fünftes Buch: § 55 Leistungsanspruch (Festzuschüsse bei Zahnersatz, Bonusregelung). Fassung abgerufen am 22.07.2026. https://www.gesetze-im-internet.de/sgb_5/__55.html
2. Sozialgesetzbuch (SGB) Fünftes Buch: § 22 Verhütung von Zahnerkrankungen (Individualprophylaxe). Fassung abgerufen am 22.07.2026. https://www.gesetze-im-internet.de/sgb_5/__22.html
3. Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG): § 7 Unzumutbare Belästigungen, Absatz 2 und Absatz 3. Fassung abgerufen am 22.07.2026. https://www.gesetze-im-internet.de/uwg_2004/__7.html
4. Bundesgerichtshof: Urteil vom 10.07.2018, VI ZR 225/17 (Kundenzufriedenheitsbefragung per E-Mail als Werbung; BGHZ 219, 233). Entscheidungsdatum 10.07.2018. https://dejure.org/dienste/vernetzung/rechtsprechung?Gericht=BGH&Datum=10.07.2018&Aktenzeichen=VI%20ZR%20225/17
5. Verordnung (EU) 2016/679 (Datenschutz-Grundverordnung): Artikel 9 Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten. ABl. L 119 vom 04.05.2016. Abgerufen am 22.07.2026. https://dejure.org/gesetze/DSGVO/9.html
6. Bundeszahnärztekammer (Arbeitsgemeinschaft der Deutschen Zahnärztekammern e.V.): Musterberufsordnung (MBO-Z), § 21 Erlaubte Information und berufswidrige Werbung. Abgerufen am 22.07.2026. https://www.bzaek.de/recht/musterberufsordnung/berufliche-kommunikation.html
7. Kassenzahnärztliche Bundesvereinigung: KZBV Jahrbuch 2025. Statistische Basisdaten zur vertragszahnärztlichen Versorgung. 2025. https://www.kzbv.de/wp-content/uploads/KZBV_Jahrbuch_2025_Web_ohne_GOZ.pdf

Unsicherheiten

Ob die reine Erinnerung an einen bereits vereinbarten Termin Werbung im Sinne des § 7 UWG ist, ließ sich nicht mit einer einschlägigen Entscheidung samt Aktenzeichen belegen. Die Einordnung stützt sich auf den Wortlaut des § 7 UWG und auf das Urteil des Bundesgerichtshofs vom 10.07.2018 (VI ZR 225/17) zur Kundenzufriedenheitsbefragung per E-Mail, das eine Recall-Einladung nur sinngemäß erfasst. Die Bestandskunden-Ausnahme des § 7 Abs. 3 UWG ist auf den Verkauf von Waren und Dienstleistungen zugeschnitten; ob und unter welchen Bedingungen sie ein zahnärztliches Behandlungsverhältnis trägt, ist umstritten und wird hier nicht als tragfähige Grundlage behandelt. Welche datenschutzrechtliche Grundlage eine Recall-Kommunikation deckt, ob eine ausdrückliche Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO oder der Behandlungsbezug nach lit. h, hängt vom Einzelfall ab und wird hier nicht abschließend beantwortet. Die genannten Normen wurden in der am 22.07.2026 abgerufenen Fassung geprüft; das jeweils letzte Änderungsgesetz wurde nicht im Einzelnen erfasst. Die Zahlen der KZBV beziehen sich auf das Berichtsjahr 2024. Zur Bindungswirkung und zum wirtschaftlichen Ertrag eines Recalls liegen aus Stufe-1-Quellen keine belastbaren Daten vor. Berufs- und Kammerrecht kann von der Musterberufsordnung abweichen; maßgeblich ist die jeweilige Landeszahnärztekammer. Dieser Beitrag gibt den Stand vom 22.07.2026 wieder und ersetzt keine Rechtsberatung.